Netwerkvereniging ColoClue is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
Netwerkvereniging ColoClue Frans Duwaerstraat 34 1318 AC ALMERE E-mailadres: ops@coloclue.net
Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken je persoonsgegevens omdat je lid bent van onze vereniging of dat overweegt of wilt worden, of omdat je onze website bezoekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres(sen)
- Datum waarop je lid bent geworden
- Bankrekeningnummer(s) van degenen die geld overmaken naar de rekening van de vereniging
- IP adressen en AS nummers die je via de vereniging gebruikt
- Jouw IP adres (en indien van toepassing: je user agent) en de datum/tijd als je gebruik maakt van of inlogt bij de service(s) van ColoClue (inclusief bezoeken aan de website)
- Je aanwezigheid bij een ledenvergadering of eventueel ander evenement
- Je deelname aan acties van de vereniging
- De gegevens van je eventuele server(s): stroomverbruik, netwerkverbruik, locatie, hostname
- Je gebruikersnaam (username) bij de vereniging
- RIPE handle (uit de RIPE database)
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens van onze leden.
Op basis van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
De meeste persoonsgegevens verwerken we vanwege de overeenkomst die we met je hebben op basis van je (aanstaande) lidmaatschap. Een aantal gegevens worden verwerkt voor een gerechtvaardigd belang of voor wettelijke verplichtingen.
Netwerkvereniging ColoClue verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Zodat wij de administratie van je lidmaatschap kunnen doen
- Zodat wij betalingen kunnen verwerken in onze administratie
- Zodat wij belangrijke mededelingen kunnen versturen
- Zodat wij contact met je op kunnen nemen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Zodat wij misbruik van onze systemen kunnen vaststellen, tegengaan en voorkomen
- Zodat wij kunnen voldoen aan de eisen die de wetgever aan ons stelt met betrekking tot bijvoorbeeld de boekhouding.
Hoelang we persoonsgegevens bewaren
Netwerkvereniging ColoClue bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te bereiken waarvoor wij de gegevens hadden verzameld. Zolang bewaren wij de volgende persoonsgegevens:
- Financiële gegevens: 10 jaar (XXX) na afloop van het kalenderjaar waarin de gegevens verzameld zijn.
- Klachten: 2 jaar na afhandeling van de klacht.
- IP-adressen en gerelateerde gegevens uit logbestanden: hooguit 2 maanden na het verzamelen.
- Overige in deze privacyverklaring genoemde persoonsgegevens van leden: 2 jaar nadat het lidmaatschap of de overeenkomst is beëindigd en verder is afgehandeld.
In tabelvorm ziet dat er als volgt uit:
| Persoonsgegeven | Doel | Bewaartermijn | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Voor- en achternaam | Om contact op te nemen met jou als lid en je facturen te sturen | 7 jaar na einde lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst, Wettelijke verplichting |
| Adresgegevens | Om contact op te nemen met jou als lid en je facturen te sturen | 7 jaar na einde lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst, Wettelijke verplichting |
| Telefoonnummer(s) | Om contact op te nemen met jou als lid, bijvoorbeeld als er problemen zijn met jouw machine | 2 jaar na einde lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst, Gerechtvaardigd belang |
| E-mail adres(sen) | Om contact op te nemen met jou als lid en je facturen te sturen | 7 jaar na einde lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst, Wettelijke verplichting |
| Datum waarop je lid bent geworden | Om de duur van je lidmaatschap te kunnen bepalen en je jaarlidmaatschap vast te stellen | 7 jaar na einde lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst |
| Bankrekeningnummer | Om geld te kunnen incasseren of te kunnen identificeren van welk lid we geld hebben ontvangen, en om onze administratie te voeren | 7 jaar na einde lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst, Wettelijke verplichting |
| IP adressen, AS nummers en andere netwerk resources | Om bij te houden welk lid welke IP adressen en AS nummers in gebruik heeft en de houder van een adres te kunnen identificeren | 2 jaar na einde gebruik resources | Uitvoering overeenkomst, Gerechtvaardigd belang |
| IP adres en eventueel je user agent | Misbruik van onze systemen opsporen en tegengaan | 2 maanden na registratie in onze logbestanden | Gerechtvaardigd belang |
| Je aanwezigheid bij een ledenvergadering of andere evenement | Om aan onze wettelijke verplichting te voldoen met betrekking tot het organiseren van ledenvergaderingen | 7 jaar na einde lidmaatschap | Wettelijke verplichting |
| Deelname aan acties van de vereniging | Om je te kunnen informeren over de actie waaraan je deelneemt en deze naar behoren te kunnen organiseren | 3 maanden na het evenement | Uitvoering overeenkomst, Gerechtvaardigd belang |
| Gegevens van jouw machine bij ColoClue | Jou toegang te kunnen geven tot je machine en de gegevens daaromtrent | 3 maanden na het verwijderen van je machine | Uitvoering overeenkomst |
| Je gebruikersnaam bij de vereniging | Om je in te kunnen laten loggen bij de diensten van de vereniging | 7 jaar na einde lidmaatschap | Uitvoering overeenkomst |
| je RIPE handle | Om deze, indien gewenst, aan de aan jou toegekende resources te koppelen in de RIPE database | Volledig vrijwillig, kan elk moment worden verwijderd | Uitvoering overeenkomst |
Delen van persoonsgegevens met andere partijen
Netwerkvereniging ColoClue deelt je persoonsgegevens alleen met andere partijen als dit noodzakelijk is om de overeenkomst uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Zo sturen wij bijvoorbeeld je rekeningnummer naar de bank als wij de opdracht voor automatische incasso aanbieden.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Netwerkvereniging ColoClue gebruikt cookies alleen om een correcte werking van de webpagina’s te bewerkstelligen. Deze cookies zijn kleine bestandjes die het systeem waarmee je de website bezoekt van onze website krijgt; bij volgende bezoeken aan onze pagina’s stuurt je systeem die dan mee.
Rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen en te vernietigen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Netwerkvereniging ColoClue. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid: je kunt ons vragen om de persoonsgegevens die wij van je in een computerbestand hebben, naar je of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen. Een groot deel van je gegevens kun je al inzien via Mijn ColoClue.
Je kunt een verzoek tot inzage, verbetering, verwijdering, gegevensoverdraging e.d. van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens per e-mail sturen naar ops@coloclue.net. Om er zeker van te zijn dat je het verzoek zelf hebt gedaan, bellen wij je om dit na te vragen en je identiteit te controleren. Dit om je privacy te beschermen.
We reageren zo snel mogelijk op je verzoek, maar uiterlijk binnen vier weken.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Netwerkvereniging ColoClue vindt de bescherming van jouw online privacy belangrijk en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Wij nemen alle redelijke en wettelijk verplichte voorzorgsmaatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen.
Alleen bestuurs- en commisieleden van Netwerkvereniging ColoClue en organisaties die wij hebben ingeschakeld en gecontracteerd, kunnen bij je persoonlijke gegevens, en dan alleen bij de gegevens die zij nodig hebben.
Als je denkt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat zij worden misbruikt, stuur dan een e-mail naar ops@coloclue.net.
Klachten omtrent het gebruik van je persoonsgegevens
Ook voor klachten kun je terecht bij het bestuur, neem contact op met ops@coloclue.net. Eventuele escalatie kan naar de Autoriteit Persoonsgegevens.
Aanpassen privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Wanneer dat gebeurt zullen we onze leden hierover informeren. De meest recente versie staat op onze website. Waar de Engelse vertaling afwijkt van de Nederlandse tekst, is de Nederlandse versie leidend.